Veilig bestanden uitwisselen met Scheffer Media

Nederlandse opslag en infrastructuur

De uploadservice van Scheffer Media maakt gebruik van een Nederlandse infrastructuur. De bestanden worden opgeslagen in datacenters in Nederland. Wij gebruiken voor deze uploadservice geen publieke opslagdienst zoals Microsoft OneDrive, Google Drive of Dropbox.

Wij hebben bewust gekozen voor een infrastructuur waarbij de opslag van uitgewisselde bestanden niet afhankelijk is van een internationale publieke cloudopslagdienst. Dit beperkt het aantal externe partijen dat toegang tot de opslagomgeving kan hebben en maakt het mogelijk om de verwerking en opslag van bestanden binnen Nederland te organiseren.

Nederlandse opslag, beperkte afhankelijkheid van internationale cloudproviders

Een belangrijk verschil met veel gangbare oplossingen is dat de bestanden die via deze dienst worden uitgewisseld niet worden opgeslagen in een Microsoft-, Google-, Dropbox- of vergelijkbare Amerikaanse publieke cloudopslagomgeving. Dit is relevant voor organisaties die bij hun leverancierskeuze rekening houden met internationale gegevensdoorgifte en buitenlandse wetgeving.

Bescherming tijdens het uploaden en versturen

De verbinding tussen uw computer en onze uploadservice, en de verbinding waarmee u via Secure Send een bestand van ons downloadt, is beveiligd met HTTPS/TLS. Bestanden worden hierdoor versleuteld over de internetverbinding verzonden. De inhoud van een bestand wordt tijdens het transport daardoor niet als leesbare data over het internet verzonden.

Versleutelde opslag

Uitgewisselde bestanden worden versleuteld opgeslagen met AES-256. Het opgeslagen bestand is daardoor niet als normaal leesbaar bestand beschikbaar in de opslagomgeving.

Encryptiesleutels worden per uitwisseling opnieuw berekend binnen de serveromgeving, op basis van een uniek token en een servergeheim. Dit servergeheim wordt niet samen met de bestanden of in de database opgeslagen.

Het servergeheim kan periodiek worden ververst (sleutelrotatie). Nieuwe aanleveringen worden dan met de nieuwste sleutelversie versleuteld, terwijl per aanlevering wordt vastgelegd welke sleutelversie daarvoor is gebruikt — zo blijven reeds uitgewisselde, nog niet verlopen bestanden na een rotatie alsnog te ontsleutelen.

Waarom encryptie belangrijk is

Versleuteling is een aanvullende beveiligingslaag. Wanneer iemand ongeautoriseerde toegang zou verkrijgen tot uitsluitend de opslag van de versleutelde bestanden, is de inhoud daarvan niet zonder meer als een normaal bestand te lezen.

Encryptie vervangt echter geen andere beveiligingsmaatregelen. Daarom combineren wij versleutelde opslag met onder andere toegangsbeperking, HTTPS, malwarecontrole en automatische verwijdering.

Wachtwoordbeveiliging

Bij het aanleveren van bestanden via de uploadservice kan de klant zelf kiezen om voor zakelijke en privacygevoelige bestanden een extra wachtwoord te gebruiken. Bij het versturen van bestanden via Secure Send is een wachtwoord altijd verplicht: elke verzending via Secure Send is standaard met een wachtwoord beveiligd. Wachtwoorden worden niet in leesbare vorm opgeslagen. Hiervoor gebruiken wij bcrypt, een password-hashingmethode met een adaptieve werkfactor.

Om geautomatiseerd raden van wachtwoorden tegen te gaan, wordt het aantal mislukte downloadpogingen beperkt. Na vijf mislukte pogingen wordt de betreffende toegang tijdelijk geblokkeerd. Bij verdachte herhaalde pogingen kan bovendien een waarschuwing naar de verzender worden verstuurd.

Het wachtwoord kan bovendien buiten de uploadomgeving om met de andere partij worden gedeeld, bijvoorbeeld telefonisch of via WhatsApp. Wij adviseren om het wachtwoord niet samen met een openbare link of andere toegangsgegevens te versturen.

Waarom dit extra beveiliging biedt

Wanneer een wachtwoord wordt gebruikt, is naast de technische beveiliging van de uploadomgeving een aanvullende controle aanwezig. Het wachtwoord is niet bedoeld als vervanging van de versleuteling van de bestanden, maar als aanvullende beveiligingslaag.

Beperkte toegang tot bestanden

Toegang tot uitgewisselde bestanden is beperkt tot wat noodzakelijk is voor de dienstverlening. De uploadomgeving is geen openbare bestandsopslag; er is geen openbare bestandslijst waarin alle uploads of verzendingen kunnen worden bekeken.

Medewerkers van Scheffer Media die in het kader van hun werkzaamheden toegang tot uitgewisselde bestanden kunnen hebben, zijn gebonden aan geheimhouding. Wij hanteren het uitgangspunt van need-to-know: toegang tot bestanden behoort alleen nodig te zijn wanneer deze toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Toegang tot de beheeromgeving van de opslag- en serverinfrastructuur is beperkt tot de systeembeheerder van Scheffer Media. Deze toegang is niet met een gewoon wachtwoord te verkrijgen: zij vereist tweefactorauthenticatie op een fysiek apparaat en, voor serverbeheer, een SSH-sleutel die uitsluitend op de werkomgeving van de beheerder aanwezig is. Standaardtoegang zoals gewone FTP met wachtwoord is niet mogelijk.

Automatische verwijdering

Wij bewaren bestanden niet onbeperkt. Het oorspronkelijke bestand wordt na verwerking van de uploadserver verwijderd.

De bestanden in de opslagomgeving worden bovendien automatisch opgeschoond: bestanden worden daar na maximaal 30 dagen automatisch verwijderd. Deze bewaartermijn is bewust beperkt — het verkleinen van de hoeveelheid opgeslagen gegevens en de bewaartermijn beperkt ook het risico wanneer zich onverhoopt een beveiligingsincident zou voordoen.

Malware- en bestandstypecontrole

Uitgewisselde bestanden worden automatisch gescand op bekende malware-indicatoren en verdachte bestandspatronen. Deze controle verkleint risico's, maar kan niet garanderen dat alle malware wordt gedetecteerd. Daarnaast controleren wij het daadwerkelijke bestandstype en niet uitsluitend de extensie van het bestand. Hiermee proberen wij te voorkomen dat een bestand door uitsluitend het wijzigen van de bestandsnaam of extensie als een ander bestandstype wordt behandeld.

Bescherming tegen misbruik

De uploadomgeving bevat maatregelen tegen geautomatiseerd en afwijkend gebruik. Onder andere herhaalde of verdachte verzoeken kunnen worden beperkt of geblokkeerd. Deze maatregelen zijn bedoeld om misbruik van de uploadomgeving en geautomatiseerde aanvallen te beperken.

Relevante gebeurtenissen binnen de omgeving, zoals uploads, downloads en beveiligingsgerelateerde gebeurtenissen (waaronder mislukte wachtwoordpogingen en tijdelijke blokkades), worden vastgelegd ten behoeve van beheer, foutanalyse en beveiligingsmonitoring.

Voor Secure Send wordt het gebruik van een downloadlink bovendien beperkt tot een aantal verschillende combinaties van IP-adres en browser-/besturingssysteemkenmerken. Deze aanvullende maatregel is bedoeld om het ongewenst verder verspreiden van een downloadlink te beperken, bijvoorbeeld wanneer een link per ongeluk bij een bredere kring van personen terechtkomt dan bedoeld.

Geen openbare zoekfunctie

De uploadservice bevat geen openbare zoekfunctie waarmee derden naar uitgewisselde bestanden kunnen zoeken. Uitgewisselde bestanden worden niet als openbare bestanden gepubliceerd. De uploadomgeving is bovendien niet bedoeld als publieke bestandswebsite.

Persoonsgegevens en de AVG

Wanneer een zakelijke klant persoonsgegevens aanlevert via onze uploadservice, of wanneer Scheffer Media via Secure Send persoonsgegevens naar een klant verstuurt, kan Scheffer Media in het kader van de dienstverlening persoonsgegevens namens die klant verwerken. Afhankelijk van de opdracht en de aard van de bestanden kan Scheffer Media daarmee optreden als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De zakelijke klant blijft in die situatie doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij of zij aanlevert of ontvangt. Dit betekent onder andere dat de klant zelf moet beoordelen of het uitwisselen van de betreffende persoonsgegevens via de dienst past binnen de eigen AVG-verplichtingen.

Scheffer Media ondersteunt deze verantwoordelijkheid door passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen.

Verschillende soorten bestandsuitwisseling

De bestanden die via de uploadservice en Secure Send worden uitgewisseld, verschillen sterk van aard en doel. Denk bijvoorbeeld aan:

• verstrekken van onze eigen vertrouwelijke informatie;
• documenten die een klant ons ter controle toestuurt, of die wij namens een klant ter controle versturen, en die persoonsgegevens kunnen bevatten;
• bestanden die wij in opdracht van een klant verstrekken aan een derde partij.

Afhankelijk van de aard van de gegevens en de rol die de betrokken partijen daarbij hebben, kan tussen partijen een verwerkersovereenkomst nodig zijn in het kader van de AVG en/of andere toepasselijke (wettelijke) richtlijnen. Dit beoordelen wij, en waar relevant de klant, per situatie. Heeft u hier als klant specifieke afspraken of documentatie voor nodig, neemt u dan contact met ons op.

Beveiliging volgens het AVG-principe

De AVG vereist dat persoonsgegevens worden beveiligd tegen onder andere ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging of beschadiging. Daarbij moeten beveiligingsmaatregelen passend zijn bij de risico's van de verwerking.

Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder andere:

• HTTPS/TLS voor de verbinding;
• AES-256-versleuteling van opgeslagen bestanden;
• beperkte toegang tot bestanden;
• geheimhouding voor medewerkers;
• malware- en bestandstypecontrole;
• maatregelen tegen geautomatiseerd misbruik;
• beperkte bewaartermijnen;
• automatische verwijdering van bestanden;
• Nederlandse opslaginfrastructuur;
• het vermijden van Amerikaanse publieke cloudopslag voor deze dienst.

Geen enkele technische maatregel kan absolute veiligheid garanderen. Beveiliging bestaat daarom uit een combinatie van technische, organisatorische en procedurele maatregelen.

Verwerking binnen Nederland

Voor de opslag van de via deze uploadservice uitgewisselde bestanden gebruiken wij Nederlandse infrastructuur. Concreet, per onderdeel van de verwerking:

• Bestanden (versleuteld) — Nederlandse infrastructuur
• Database (aanleveringsgegevens) — Nederlandse infrastructuur, dezelfde server als de applicatie
• Backups van de database — Nederlandse infrastructuur
• Malwarecontrole — lokaal op onze eigen Nederlandse server
• Systeemnotificaties uploadservice en Secure Send (bevestigingen, herinneringen, meldingen aan onze medewerkers) — worden verstuurd vanaf onze eigen Nederlandse server, namens info@scheffermedia.nl
• De Secure Send-e-mail met downloadlink naar de ontvanger — wordt, via de Outlook-add-in, verzonden via Microsoft 365. Dit is de enige schakel in deze keten die niet op Nederlandse/Europese infrastructuur draait; wij vermelden dit uitdrukkelijk voor de volledigheid

Onze eigen medewerkers ontvangen bovenstaande notificaties in hun (Microsoft 365-)mailbox; dat is de ontvangende mailomgeving en niet het verzendkanaal. Hoe een externe ontvanger van een Secure Send-e-mail deze vervolgens ontvangt, valt buiten onze infrastructuur.

Indien voor onderdelen van de dienstverlening externe leveranciers worden ingezet, beoordelen wij welke rol deze leveranciers hebben en welke toegang zij eventueel tot gegevens kunnen hebben.

CLOUD Act en buitenlandse wetgeving

Zakelijke klanten vragen ons regelmatig of het gebruik van deze uploadservice betekent dat bestanden onder de Amerikaanse CLOUD Act kunnen vallen. Daarbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen waar gegevens fysiek worden opgeslagen en welke juridische entiteiten toegang hebben tot die gegevens.

De Amerikaanse CLOUD Act is Amerikaanse wetgeving die onder bepaalde omstandigheden verplichtingen kan opleggen aan bepaalde Amerikaanse aanbieders van elektronische communicatie- of remote-computingdiensten, ook wanneer gegevens zich buiten de Verenigde Staten bevinden.

Scheffer Media kiest voor deze uploadservice bewust niet voor een Amerikaanse publieke cloudopslagprovider als opslagpartij. De bestanden worden opgeslagen op Nederlandse infrastructuur en niet standaard in bijvoorbeeld Microsoft OneDrive, Google Drive of Dropbox. Daarmee verschilt deze constructie wezenlijk van het rechtstreeks opslaan van bestanden bij een Amerikaanse cloudprovider.

Waarom wij voor deze aanpak kiezen

Veel organisaties gebruiken voor het uitwisselen van grote bestanden algemene clouddiensten. Dat is praktisch, maar voor sommige opdrachten kan een organisatie behoefte hebben aan:

• opslag in Nederland;
• een beperkte bewaartermijn;
• versleutelde opslag;
• zo min mogelijk externe partijen;
• controle over wie toegang heeft;
• een aanvullende wachtwoordbeveiliging;
• een oplossing die specifiek bedoeld is voor het veilig uitwisselen van bestanden met een Nederlandse dienstverlener, zowel bij het aanleveren als bij het ontvangen.

De uploadservice van Scheffer Media, inclusief Secure Send voor het versturen van bestanden vanuit Scheffer Media, is vanuit die gedachte ontwikkeld. Geen onbeperkte cloudopslag, maar een gecontroleerde omgeving voor bestanden die wij voor onze dienstverlening uitwisselen.

Wat betekent dit voor uw organisatie?

Als uw organisatie persoonsgegevens via Scheffer Media uitwisselt — of aanlevert, of van ons ontvangt — adviseren wij om bij de beoordeling van onze dienst in ieder geval naar de volgende punten te kijken:

1. Welke persoonsgegevens worden uitgewisseld? Beoordeel de aard en gevoeligheid van de gegevens.
2. Waarom worden deze gegevens uitgewisseld? De verwerking moet passen binnen het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.
3. Hoe lang moeten de bestanden beschikbaar zijn? Onze uploadomgeving verwijdert bestanden automatisch na maximaal 30 dagen.
4. Wie heeft toegang? Toegang is beperkt tot wat noodzakelijk is voor de dienstverlening.
5. Waar worden de bestanden opgeslagen? De opslag vindt plaats op Nederlandse infrastructuur.
6. Welke externe partijen zijn betrokken? Voor organisaties die dit formeel moeten vastleggen, kunnen wij informatie verstrekken over de relevante verwerkingsketen.
7. Is een verwerkersovereenkomst nodig? Wanneer Scheffer Media persoonsgegevens namens uw organisatie verwerkt, kan een verwerkersovereenkomst aan de orde zijn. Dit moet worden beoordeeld op basis van de concrete dienstverlening en verwerking.

Transparantie

Wij vinden het belangrijk dat zakelijke klanten niet alleen horen dat hun bestanden "veilig" zijn, maar kunnen begrijpen waarom wij bepaalde maatregelen hebben genomen. Daarom beschrijven wij op deze pagina zo concreet mogelijk hoe onze uploadservice en Secure Send werken.

Beveiliging is bovendien geen eenmalige actie. Wij beoordelen en verbeteren onze technische en organisatorische maatregelen wanneer daar aanleiding toe is.

Heeft uw organisatie aanvullende eisen?

Voor organisaties met een eigen security-, privacy- of compliancebeleid kunnen aanvullende eisen gelden. Heeft uw organisatie bijvoorbeeld een vragenlijst van een privacy officer, FG, IT-afdeling of security officer?

Stuur deze gerust naar ons toe. Wij kunnen dan aangeven welke informatie wij over onze uploadomgeving kunnen verstrekken.